מתי חובה להפיק טופס 161?

הגדרה קצרה: טופס 161 חייב להיות מופק בכל מקרה של סיום יחסי עובד-מעסיק, כאשר לעובד נצברו זכויות, כספי פיצויים או כספים בקופות פנסיוניות הקשורים לתקופת עבודתו. החל משנת 2024 הדיווח מתבצע באמצעות טופס 161 החדש של רשות המסים.

מעסיקים רבים חושבים שטופס 161 נדרש רק במקרה של פיטורים, אך בפועל החובה רחבה הרבה יותר. הטופס נועד לדווח לרשות המסים על סיום ההעסקה ועל הכספים שנצברו עבור העובד במהלך תקופת עבודתו.

באילו מקרים חובה להפיק טופס 161?

פיטורים

כאשר עובד מפוטר ומסתיימים יחסי העבודה, יש להפיק עבורו טופס 161 כחלק מתהליך סיום ההעסקה.

התפטרות

גם כאשר העובד מתפטר, יש להפיק טופס 161. הטופס אינו קשור רק לזכאות לפיצויי פיטורים אלא לעצם סיום יחסי העבודה.

פרישה לגמלאות

בעת פרישה מעבודה יש להגיש דיווח באמצעות טופס 161 כדי להסדיר את הטיפול בכספי הפיצויים והפרישה.

סיום חוזה העסקה

כאשר תקופת העסקה מסתיימת והעובד עוזב את הארגון, יש להפיק טופס 161 גם אם מדובר בסיום מתוכנן מראש.

פטירת עובד

במקרה של פטירת עובד, יש להפיק טופס 161 לצורך הסדרת הכספים והדיווח לרשות המסים.

האם חובה להפיק טופס גם אם כל הפיצויים נמצאים בקופה?

כן.

גם כאשר כל כספי הפיצויים הופקדו לקרן הפנסיה, לקופת גמל או לביטוח מנהלים, עדיין נדרש דיווח באמצעות טופס 161 עם סיום ההעסקה.

האם חובה להפיק טופס גם אם העובד אינו זכאי לפיצויי פיטורים?

כן.

החובה להפיק טופס 161 נובעת מסיום יחסי העבודה ולא רק מזכאות לפיצויים. גם עובד שהתפטר או עובד שאינו זכאי לפיצויי פיטורים עשוי לקבל טופס 161.

מתי צריך להפיק את הטופס בפועל?

רשות המסים קובעת שהדיווח צריך להתבצע בעת הפרישה או סיום ההעסקה. בפועל מקובל להפיק את הטופס סמוך ככל האפשר למועד סיום העבודה ולא לאחר חודשים רבים.

ככל שהטופס מופק מוקדם יותר:

• העובד יכול להסדיר את כספי הפיצויים מהר יותר.

• ניתן לשחרר כספים בצורה יעילה יותר.

• נמנעים עיכובים מול רשות המסים והגופים המוסדיים.

מה קורה אם הטופס לא הופק?

אי הפקת טופס 161 עלולה לגרום ל:

• עיכוב בשחרור כספי פיצויים.

• עיכוב בטיפול מול רשות המסים.

• קושי של העובד להסדיר את זכויותיו.

• עיכובים בסיום תהליך הפרישה או העזיבה.

כיצד להיערך להפקת טופס 161?

לפני הפקת הטופס מומלץ לוודא:

• שכל ההפקדות הפנסיוניות נקלטו.

• שאין כספים לא משויכים.

• שאין משובים פתוחים.

• שנתוני הפיצויים מעודכנים.

• שכל הקופות של העובד מופיעות בדיווח.

זו בדיוק הסיבה שארגונים רבים מבצעים בדיקות צבירת פיצויים ובקרות סיום העסקה לפני הפקת הטופס.

מערכות כגון PielaPay מסייעות למעסיקים לרכז את נתוני ההפקדות, הפיצויים והחריגות לפני סיום העסקה, כך שהפקת טופס 161 מתבצעת על בסיס מידע מלא ומעודכן.