כיצד מטפלים בכספים ישנים?

הגדרה קצרה: כספים ישנים הם כספים שהועברו לגוף מוסדי בעבר אך מסיבה כלשהי לא שויכו לעובד, לא נקלטו בצורה תקינה או נותרו במצב פתוח לאורך תקופה ממושכת. במקרים רבים מדובר בכספים שהבעיה בהם לא טופלה בזמן, ולכן הם ממשיכים להופיע בבדיקות בקרה חודשים ואף שנים לאחר ההפקדה המקורית.

אחד המצבים המבלבלים ביותר עבור מעסיקים הוא גילוי של כספים ישנים שלא שויכו. מצד אחד הכסף כבר הועבר מזמן. מצד שני, הזכויות הפנסיוניות של העובד לא עודכנו במלואן או שקיימים פערים בדיווחים.

החדשות הטובות הן שבמרבית המקרים ניתן לאתר את מקור הבעיה ולטפל בה, גם כאשר מדובר בכספים שהופקדו לפני זמן רב.

מה נחשב לכספים ישנים?

אין הגדרה אחידה למונח, אך בדרך כלל מדובר בכספים ש:

• לא שויכו במשך מספר חודשים.

• מופיעים בדוחות חריגים של הגופים המוסדיים.

• קשורים למשובים פתוחים שלא טופלו.

• התגלו במסגרת בדיקת חובות עבר.

• שייכים לעובדים שכבר אינם מועסקים בארגון.

ככל שהכספים ישנים יותר, כך תהליך הטיפול בהם עשוי להיות מורכב יותר.

כיצד נוצרים כספים ישנים?

ברוב המקרים הכספים לא הפכו ל”ישנים” ביום אחד.

בדרך כלל מדובר בבעיה שלא טופלה בזמן.

הסיבות הנפוצות כוללות:

• עובד שלא זוהה.

• שגיאת תעודת זהות.

• מספר קופה שגוי.

• בעיות שיוך כספים.

• אי התאמה בין דיווח להעברת כספים.

• משובים שלא נבדקו.

• מעבר בין גופים מוסדיים.

לעיתים מדובר בתקלה קטנה שהמשיכה להתגלגל במשך שנים.

שלב ראשון: לזהות אילו כספים עדיין פתוחים

לפני שמתחילים לטפל, חשוב להבין:

• אילו כספים אינם משויכים.

• לאילו עובדים הם קשורים.

• מאילו תקופות הם מגיעים.

• באילו גופים מוסדיים מדובר.

המטרה היא ליצור תמונה מלאה לפני תחילת הטיפול.

שלב שני: לאתר את מקור הבעיה

לא כל כספים ישנים נובעים מאותה סיבה.

יש לבדוק:

• קובצי משוב היסטוריים.

• נתוני העובד.

• תעודות זהות.

• מספרי קופות.

• נתוני הדיווח המקוריים.

• נתוני ההפקדות שבוצעו.

בשלב זה בדרך כלל מתגלה מדוע הכספים לא שויכו מלכתחילה.

שלב שלישי: לבדוק האם העובד עדיין מועסק

זהו פרט חשוב.

כאשר מדובר בעובד פעיל:

• קל יחסית לאמת נתונים.

• ניתן להשלים מידע חסר במהירות.

כאשר מדובר בעובד שעזב:

• לעיתים נדרש לאתר מסמכים ישנים.

• ייתכן שחלק מהמידע אינו זמין מיד.

• נדרש לעיתים תהליך בדיקה רחב יותר.

שלב רביעי: להשלים מידע חסר

במקרים רבים הכספים לא שויכו משום שחסר מידע חיוני.

לדוגמה:

• מספר זהות.

• מספר קופה.

• מסמכי הצטרפות.

• נתוני זיהוי.

לאחר השלמת הנתונים ניתן בדרך כלל להתקדם בתהליך השיוך.

שלב חמישי: לבצע התאמה בין דיווחים לכספים

אחד השלבים החשובים ביותר הוא לוודא התאמה בין:

• מה שדווח.

• מה שהועבר.

• מה שנקלט בפועל.

כאשר קיימים פערים, יש לטפל בהם לפני שניתן להשלים את השיוך.

שלב שישי: לוודא שהכספים שויכו

גם לאחר ביצוע התיקונים חשוב לוודא:

• שהכספים נקלטו.

• שהעובד זוהה.

• שההפקדות מופיעות בחשבון הנכון.

• שהבעיה נסגרה לחלוטין.

רבים מטפלים בבעיה אך אינם בודקים שהתהליך אכן הושלם.

מה הסיכון בהתעלמות מכספים ישנים?

כאשר כספים ישנים אינם מטופלים:

• פערים בזכויות העובדים נשארים פתוחים.

• קשה יותר לאתר מסמכים ונתונים.

• בדיקות עתידיות הופכות מורכבות יותר.

• תהליכי סיום העסקה עלולים להסתבך.

• בדיקות חובות עבר הופכות ממושכות ויקרות יותר.

ככל שמטפלים מוקדם יותר, כך קל יותר להגיע לפתרון.

אילו מקרים דורשים תשומת לב מיוחדת?

עובדים שעזבו את הארגון

אלו המקרים המורכבים ביותר בדרך כלל.

כספים בני מספר שנים

ככל שהתקופה ארוכה יותר, כך קשה יותר לאתר את מקור התקלה.

משובים פתוחים שחזרו לאורך זמן

בדרך כלל מדובר בבעיה מערכתית שלא טופלה.

עובדים שעברו בין קופות

מעברים בין גופים מוסדיים יוצרים לא מעט בעיות שיוך היסטוריות.

כיצד ניתן למנוע הצטברות של כספים ישנים?

הדרך הטובה ביותר היא לא לתת להם להפוך לישנים.

מומלץ:

• לבדוק קובצי משוב מדי חודש.

• לטפל מיד בעובדים שלא זוהו.

• לעקוב אחר כספים לא משויכים.

• לבצע בקרה על עובדים חדשים.

• לבצע התאמה בין דיווחים להעברות כספים.

ארגונים שמבצעים בקרה שוטפת כמעט ואינם מגיעים למצב של הצטברות כספים ישנים לאורך שנים.

כיצד ארגונים מטפלים בכספים ישנים בהיקף גדול?

כאשר קיימים מאות עובדים ומספר גופים מוסדיים, קשה מאוד לבצע את התהליך ידנית.

לכן ארגונים רבים משתמשים במערכות תפעול ובקרה פנסיונית המאפשרות:

• לאתר כספים לא משויכים.

• לזהות פערים היסטוריים.

• לעקוב אחר משובים פתוחים.

• לבצע בדיקות חובות עבר.

• לרכז מידע ממספר גופים מוסדיים.

מערכות כגון PielaPay מסייעות למעסיקים לזהות כספים ישנים, להבין את מקור הבעיה ולעקוב אחר הטיפול עד לסגירת כל הפערים.